دانلود رایگان جزوه توانمند سازی مسئولین دفاتر و منشی گری حرفه ای

توضیحات:

ریس دفتر عبارت است از شخصی که مسئولیت سازماندهی و مدیریت فعالیت‌های روزمره و اداری یک دفتر یا یک سازمان را بر عهده دارد. این عنوان معمولاً در سازمان‌ها و شرکت‌ها استفاده می‌شود و می‌تواند متفاوت باشد. در برخی سازمان‌ها، ریس دفتر معادل با پست مدیر عامل یا مدیر عملیات است و در برخی دیگر، این عنوان ممکن است به یک مدیر میانی یا کارمندی اطلاق شود که مسئولیت‌های مدیریتی و اداری را بر عهده دارد.

به طور کلی، وظایف ریس دفتر شامل موارد زیر می‌شود:

۱٫ سازماندهی و نظارت بر فعالیت‌های روزمره دفتر یا سازمان.
۲٫ مدیریت ارتباطات داخلی و خارجی، از جمله ارتباط با مشتریان، همکاران و سایر سازمان‌ها.
۳٫ مدیریت و برنامه‌ریزی جلسات و قرارها.
۴٫ مدیریت فرآیندهای اداری شامل پست و تلفن‌ها، نامه‌ها، اسناد و سایر امور اداری.
۵٫ مدیریت دفتر و تجهیزات اداری مانند تأمین وسایل دفتری، تأمین نیروی انسانی و مدیریت فضای فیزیکی دفتر.
۶٫ حل مشکلات و رفع ایرادات مربوط به فعالیت‌های روزمره دفتر یا سازمان.
۷٫ ارائه گزارشات و آمارهای مربوط به فعالیت‌های دفتر به مدیران و مدیران عالی سازمان.

در کل، ریس دفتر نقش مهمی در بهبود کارایی و سازماندهی فعالیت‌های دفتر یا سازمان ایفا می‌کند و به عنوان یک ارتباط‌گر و مدیر عملیاتی، برای صحیح و درست انجام شدن فرآیندها و فعالیت‌های روزمره اهمیت زیادی دارد.

ریس دفتر برای انجام وظایف خود نیاز به مجموعه‌ای از مهارت‌ها و صفات دارد. در زیر، برخی از مهارت‌ها و صفات اساسی ریس دفتر را برای انجام وظایف خود معرفی می‌کنم:

۱٫ مهارت‌های مدیریتی: ریس دفتر باید توانایی مدیریت و سازماندهی فعالیت‌ها، منابع و زمان را داشته باشد. این شامل برنامه‌ریزی، تخصیص و نظارت بر وظایف، مدیریت تیم و حل مسائل مرتبط با عملکرد دفتر است.

۲٫ مهارت‌های ارتباطی: ریس دفتر باید توانایی بالایی در ارتباط با دیگران داشته باشد. این شامل مهارت‌های گفتاری و نوشتاری، گوش دادن فعال، ارتباط موثر با همکاران و مشتریان، مذاکره و حل تعارض است.

۳٫ مهارت‌های فنی: ریس دفتر باید با استفاده از ابزارها و فناوری‌های مدیریت اداری آشنا باشد. این شامل مهارت‌های استفاده از نرم‌افزارها و سیستم‌های اداری، مدیریت اطلاعات و ارتباطات (IT)، مدیریت اسناد و آرشیو است.

۴٫ صفات سازماندهی و دقت: ریس دفتر باید توانایی سازماندهی و برنامه‌ریزی دقیق را داشته باشد. او باید قادر به مدیریت چند وظیفه و جزئیات مختلف باشد و به دقت و صحت اطلاعات توجه کند.

۵٫ قدرت تصمیم‌گیری: ریس دفتر باید توانایی تحلیل مسائل و اتخاذ تصمیمات درست و به موقع را داشته باشد. او باید قادر به اولویت‌بندی و مدیریت وضعیت‌های اضطراری و مسائل پیچیده باشد.

۶٫ قابلیت کار تحت فشار: ریس دفتر باید قابلیت کار در شرایط فشار و مواجهه با موقعیت‌های استثنایی را داشته باشد. او باید توانایی حفظ آرامش و مدیریت استرس را داشته باشد.

۷٫ صفات حرفه‌ای: ریس دفتر باید صفات حرفه‌ای مانند اخلاق حرفه‌ای، قابلیت کار تیمی، احترام به حریم شخصی و محرمانگی اطلاعات را داشته باشد.

این فهرست تنها یک نمونه از مهارت‌ها و صفاتی است که ریس دفتر باید برای انجام وظایف خود نیاز دارد. به علاوه، به عنوان ریس دفتر، ممکن است مهارت‌های دیگری نیز مورد نیاز باشد که بستگی به نوع سازمان و حوزه فعالیت آن دارد.

سرفصل ها:

• تعریف اداره و وظایف آن

• تقسیم کار

• طبقه بندی وظایف سازمانی

• موارد استفاده از روش متمرکز امور دفتری
  

• تعریف مدیریت وا صول سرپرستی

• وظایف اساسی مدیریت و سرپرستی

• صفات لازم برای منشی

• آشنایی با مهارت های بهبود ارتباطات

• وظایف منشی

• نگهداری ملزومات اداری وتوزیع آن

• انواع جریان های ارتباطی

• و…