دانلود رایگان جزوه آموزش دبیرخانه

توضیحات:

کار در دبیرخانه، شامل انجام وظایف متنوعی مانند پاسخگویی به تماس‌ها، ارسال و دریافت ایمیل‌ها، مدیریت اسناد و اطلاعات، تنظیم دستور کارها و برنامه‌های روزانه و همچنین ایجاد و حفظ روابط با مشتریان و همکاران است.

برخی از وظایف کاری در دبیرخانه شامل موارد زیر می‌شود:

۱- پاسخگویی به تماس‌ها: در دبیرخانه، شما ممکن است با تماس‌های مختلفی از جمله تماس‌های مشتریان، تماس‌های داخلی و خارجی شرکت و یا تماس‌های اضطراری روبرو شوید. با پاسخگویی به این تماس‌هاز مهارت‌های ارتباطی خوبتان و نیز دانش و آگاهی کافی در مورد شرکت و فعالیت‌های آن استفاده می‌کنید.

۲- ارسال و دریافت ایمیل‌ها: همچنین، برای ارتباط با مشتریان، همکاران و شرکت‌های دیگر، نیاز است تا با ارسال و دریافت ایمیل‌های مرتبط با کار دبیرخانه، ارتباطات را حفظ کنید.

۳- مدیریت اسناد و اطلاعات: در دبیرخانه، باید به مدیریت اسناد و اطلاعات شرکت پرداخته شود، از جمله ثبت، طبقه‌بندی و نگهداری اسناد و اطلاعات مختلف. همچنین، بایددر صورت لزوم اطلاعات مورد نیاز را به دیگران ارائه داد.

۴- تنظیم دستور کارها و برنامه‌های روزانه: در دبیرخانه، باید برنامه‌های روزانه و هفتگی شرکت و دستور کارهای مرتبط با این برنامه‌ها را تنظیم کرد. این شامل تعیین ملاقات‌ها، تنظیم دستور جلسات و همچنین تنظیم برنامه‌های آموزشی و دوره‌های آموزشی برای کارکنان شرکت است.

۵- ایجاد و حفظ روابط با مشتریان و همکاران: در دبیرخانه، باید روابطی با مشتریان و همکاران شرکت ایجاد کرد و آنها را حفظ کرد. برای این منظور، باید با مهارت‌های ارتباطی قوی، کارآیی در برقراری ارتباط با افراد مختلف را داشته باشید.

۶- پشتیبانی از اعضای شرکت: در دبیرخانه، باید به اعضای شرکت پشتیبانی کنید، به عنوان مثال، اعضای تیم فروش، برای انجام کارهای خود نیاز به اطلاعات و منابعی دارند که شما می‌توانید به آنها ارائه دهید.

۷- مدیریت فایل‌های اداری: در دبیرخانه باید به مدیریت فایل‌های اداری شرکت، از جمله فایل‌های مالی، مستندات قانونی و سایر اسناد مربوط به شرکت پرداخت که در دسترس هستند، پرداخته شود. این شامل ثبت و نگهداری اسناد، بررسی صحت و سالم بودن آنها و همچنین ارائه آنها به مراجع مورد نیاز می‌شود.

۸- مدیریت امور مربوط به سفرهای کاری: در دبیرخانه، باید به مدیریت امور مربوط به سفرهای کاری مسافران در شرکت پرداخته شود، از جمله رزرو هتل، خرید بلیط، انتقالات فرودگاه و سایر امور مرتبط.

۹- مدیریت دفتر: در دبیرخانه، باید به مدیریت دفتر پرداخته شود، از جمله مدیریت و تنظیم دفتر شرکت، تنظیمدستورالعمل‌های دفتری، مدیریت تجهیزات دفتری و همچنین پشتیبانی از تمامی اعضای شرکت در مورد مسائل مربوط به دفتر.

در کل، کار در دبیرخانه نیازمند مهارت‌های ارتباطی، مدیریتی و سازماندهی است و باید توانایی مدیریت زمان، حل مسئله و انجام چندین وظیفه همزمان را داشته باشید. همچنین، آشنایی با نرم افزارهای اداری مختلف مانند Microsoft Office، Google Suite و سیستم‌های مدیریت اسناد و اطلاعات نیز برای انجام این کار مفید است.

سرفصل ها:

• تعریف واحددبیرخانه

• دفتر اندیکاتور نامه های اداری

• وظیفه اصلی دبیرخانه
  

• اهمیت دبیرخانه

• وظایف اساسی بخش دبیرخانه

• نامه اداری

• یاداشت اداری

• شماره نامه چیست

• اسناد طبقه بندی شده

• ثبت و بایگانی اسناد محرمانه

• فرآیند و دستورالعمل های دبیرخانه

• ابزارهای لازم

• عوامل سازماندهی مدیریت امور دفتری

• عناوین شغلی دبیر خانه ها در نظام متمرکزامور دفتری

• دولت الکترونیک

• اتوماسیون اداری

• نمونه دفتر اندیکاتور